Czasami bywa tak, że nie jesteś u szczytu możliwości kiedy pracujemy. Czasami jest to spowodowane faktem, że się nie wyspałeś, lub coś cię zdenerwowało wcześniej tego dnia, lub jesteś po prostu przytłoczony ilością pracy. Cokolwiek by to nie było, niestety są chwile, kiedy nie możemy zapewnić idealnej obsługi klienta, a wiadomo, że skargi na złą obsługę klienta są czymś, czego chcemy uniknąć. Na szczęście mamy dla Ciebie wskazówki, które pomogą Ci zadowolić ich.
Program zarządzania obsługą klienta
Niekiedy klienci skarżą się na złą obsługę klienta przez długi czas oczekiwania, wielokrotne powtarzanie informacji i nieprzyjazne wsparcie. Jednym z rozwiązań tego problemu jest wprowadzenie programu zarządzania obsługą klienta (CRM). Pozwoli Ci to monitorować informacje o klientach, dzięki czemu nie będą oni musieli powtarzać informacji za każdym razem, gdy dzwonią. Możesz również ulepszyć swój CRM poprzez szkolenie pracowników w zakresie prawidłowej interakcji z klientem oraz prosząc o informacje zwrotne od klientów.
Rozwiązania online
Klienci nie lubią czekać godzinami na odpowiedź, gdy wysyłają zapytanie. Aby rozwiązać ten problem, stwórz zautomatyzowanego chatbota. Możesz dostosować swoje chatboty tak, aby odpowiadały na proste pytania lub tworzyły zautomatyzowane odpowiedzi. Ewentualnie możesz stworzyć stronę w mediach społecznościowych. Na niej możesz stworzyć stronę z często zadawanymi pytaniami (FAQ), aby odpowiedzieć na najczęstsze problemy. Zamieść na stronie także swoją lokalizację, adres e-mail i numery kontaktowe działu obsługi klienta oraz godziny otwarcia. Jeśli klienci wysyłają zapytania, nie zapomnij wspomnieć o szacunkowych ramach czasowych, kiedy otrzymają odpowiedź.
Społeczność online
Stwórz społeczność online, w której Twoi klienci będą mogli odpowiadać na pytania innych klientów. To z pewnością zdejmie z Ciebie trochę ciężaru. Społeczność online jest również dobra dla Twoich lojalnych klientów, ponieważ mogą oni tworzyć więzi między sobą i oferować pomocne rady, gdy jest to konieczne. Ale oczywiście nadal musi być moderator do tego. Stwórz zespół, który będzie uczestniczył w forum społecznościowym, aby mógł odpowiadać na trudniejsze pytania i usuwać mylące odpowiedzi niektórych członków. Nie zapomnij poinformować swoich klientów o istnieniu takiego forum internetowego.