Wiele osób, zwłaszcza z branży korporacyjnej, zostało zmuszonych do pracy w domu z powodu COVID. Zapewne na początku roku ta sama sytuacja będzie się jeszcze utrzymywać. A jednak nawet teraz, niektórzy ludzie nadal mogą nie być świadomi niektórych niepisanych zasad w połączeniach konferencyjnych. Na pewno wszyscy doświadczyliśmy co najmniej jednej nieudanej telekonferencji. Czasami ludzie przekrzykują innych, a kończenie rozmowy trwa tak długo, że kiedy w końcu się uda, całkowicie zapomniałeś, po co w ogóle prowadziłeś tę rozmowę. Mimo to nie jest jeszcze za późno, aby zmienić ten stan rzeczy. Oto przewodnik zawierający szczegółowe informacje na temat etykiety połączeń konferencyjnych, który sprawi, że następna rozmowa będzie bardziej przyjemna.
Wycisz mikrofon
Zapewne numerem jeden wśród rzeczy rozpraszających uwagę podczas rozmowy konferencyjnej jest niewyciszony mikrofon. Niewyciszenie mikrofonu jest brakiem szacunku dla innych osób uczestniczących w rozmowie, zwłaszcza gdy w tle jest dużo hałasu. Kluczem do prowadzenia produktywnej rozmowy jest zapytanie każdego, czy mikrofon może być wyciszony, dopóki nie przyjdzie jego kolej na wypowiedź.
Przygotuj porządek spotkania
Dla wszystkich gospodarzy połączeń ważne jest, aby mieć plan, aby utrzymać spotkanie na właściwym torze. Brak agendy spowoduje wykolejenie się spotkania i sprawi, że będziesz zdezorientowany i zdenerwowany. Nie ma potrzeby, aby było bardzo formalnie. Możesz zdecydować się na zapisanie punktów spotkania na kartce papieru i po prostu omawiać po kolei. Jeśli masz plan, można zaoszczędzić sobie katastrofy. Dodatkowo, jeśli materiał da się omówić za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu grupowego, to połączenie konferencyjne nie jest konieczne.
Unikaj rzeczy rozpraszających uwagę
Utrzymywanie koncentracji nie jest dla jest łatwym zadaniem. W jednej chwili coś zapisuję, a w następnej bezmyślnie przeglądam Twittera. Kiedy jesteś na telekonferencji, otwórz tylko aplikację do prowadzenia rozmów i miej wszystkie przeglądarki zamknięte przez cały czas, abyś nie wpadł w spiralę i nie rozproszył się. Ponadto, jeśli nie potrzebujesz telefonu do czegoś ważnego, trzymaj go daleko od siebie, abyś nie zaczął po niego sięgać w chwili, gdy poczujesz, że tracisz koncentrację.
Nie przedłużaj
Nikt nie jest zachwycony siedzeniem na dwugodzinnym spotkaniu. Niemniej jednak, spotkania są ważne w życiu korporacyjnym, więc ich odbycie jest koniecznością. Aby wszyscy byli skoncentrowani i zaangażowani, postaraj się ograniczyć spotkania do godziny. Najlepiej, jeśli będą trwały od 30 do 45 minut, aby każdy był obecny mentalnie.
Bądź na czas
Nawet jeśli spotkanie odbywa się wirtualnie, postaraj się pojawić na czas. Spóźnienie się na spotkanie może zakłócić uwagę i plany innych osób. Może nawet spowodować, że spotkanie będzie trwało nieco dłużej, ponieważ wszyscy będą musieli jeszcze raz omówić punkty, o których była już mowa, abyś był na bieżąco. Szanuj czas wszystkich i nie spóźniaj się.