Mange folk, hvertfall de i bedriftsnæringen, har blitt tvunget til å jobbe hjemmefra på grunn av COVID. Jeg tror at starten av året nå fremdeles vil ha den samme situasjonen. Og fortsatt, til og med opp til nå, kan det fortsatt hende at noen folk ikke er klar over noen av de usagte reglene i en konferansesamtale. Jeg vet at vi alle har opplevd minst en dårlig konferransesamtale. Du vet – den hvor alle prater i munnen på hverandre og det tar så lang tid å bli ferdig at når det endelig ender, har du helt glemt grunnen til at du i det hele tatt hadde samtalen. Men det er ikke for sent å snu ting rundt. Her er en guide som bekskriver etikette for konferansesamtaler som vil snu din neste samtale til en mer hyggelig en.
Demp Mikrofonen Din
Jeg er villig til å vedde på at den vanligste distraksjonen i en konferansesamtale er en ikke-dempet mikrofon. Å ikke dempe mikrofonen din er respektølst ovenfor andre deltakere i samtalen, spesielt når du har mye bakgrunnsstøy på din side. En nøkkel til å ha en produktiv samtale er å spørrealle om mikrofonene deres kan være dempet til det er deres tur til å snakke.
Forbred Agendaen
TIl alle samtaleverter der ute, det er viktig å ha en agenda for å holde møtet på riktig spor. Å ikke ha en agenda vil forårsake at møtet sporer av, og vil etterlate deg forvirret og oppgitt. Du trenger ikke å være veldig fancy og ha alt sammen formalt (Men jeg vil ikke stoppe deg fra å gjøre det heller.) Du kan velge å skrive ned din egen agenda på et stykke papir og bare ta det derfra. Så lenge du har en, kan du redde deg selv fra en katastrofal samtale. i tillegg, hvis agendaen er noe som kan diskuteres via email eller en gruppesamtale, så er ikke en konferansesamtale så nødvendig.
Hold Alle Distraksjoner I Sjakk
Jeg kan innrømme at jeg er dårlig på å holde meg fokusert. Det ene minuttet skriver jeg noe ned, i det neste scroller jeg twitter uten mål og mening. Når du er i en samtale, burde du kun ha konferanse appen åpnet og ha alle nettlesere lukket under samtalen ellers vil du bare ende opp med å bli distrahert. Også, hvis den ikke blir brukt til noe viktig, hold telefonen din langt unna deg, slik at du ikke strekker deg etter det i det øyeblikket du føler at du mister fokus.
Hold Det Kort
Ingen er begeistret for å sitte igjennom et to timer langt møte. Likevel er møter viktig i arbeidslivet, så det er absolutt nødvendig å ha de. For å holde alle sammen fokusert og involvert, prøv å begrens møter til en time maks. Helst gjør de 30 til 45 minutter lange, slik at alle holder seg til stede mentalt.
Kom Tidsnok
Selv om det er gjort virituellt, prøv å kom i tide. Å komme for sent kan forstyrre folk sin oppmerksomhet og tid. Det kan til og med forårsake at møtet varer litt lengere fordi de alle må gå igjennom poengene de har diskutert en gang til bare for å holde deg oppdatert. Respekter alle sin tid og ikke kom for sent.