Pek çok kişi, özellikle de kurumsal sektörde çalışanlar, COVID yüzünden evden çalışmak zorundalar. Önümüzdeki yılın başlarında da bunun böyle devam edeceğine inanıyorum. Ancak şimdi bile bazı kişiler konferans görüşmelerinin dillendirilmeyen kurallarının bazılarını bilmiyor olabilirler. Biliyorum ki hepimiz en az bir tane kötü konferans görüşmesine maruz kaldık. Bilirsiniz – herkesin aynı anda konuştuğu, asla sona ermeyen, bittiğinde de bu konuşmayın konusunu bile hatırlayamadığınız konuşmalar. Ancak işleri düzeltmek için çok geç değil. İşte bir sonraki konuşmanızı çok daha keyifli hale getirecek konferans görüşmesi görgü kuralları.
Mikrofonunuzun Sesini Kapatın
Bahse girerim konferans görüşmelerinizde en dikkat dağıtıcı şey sessize alınmamış mikrofonlar. Mikrofonunuzun sesini kapatmamak konuşmadaki diğer kişilere karşı bir saygısızlıktır. Özellikle de arka plan sesiniz çoksa. Verimli bir konuşmanın anahtarı herkesten sıra onlara gelene kadar mikrofonlarını kapatmalarını istemek.
Gündem Hazırlayın
Aramaları düzenleyenler için söylüyorum; toplantının konudan sapmaması için bir gündeme sahip olmanız çok önemli. Bir gündeminizin olmaması toplantıyı raydan çıkartacak, kafanızın karışmasına ve sinirlerinizin bozulmasına neden olacaktır. İyice ileriye gidip her şeyi büyük bir ciddiyete büründürmenize gerek yok (bunu yapmak isterseniz sizi tutmayız tabii). Gündeminizi bir kağıda not edip buradan ilerleyebilirsiniz. Bir gündeminiz olduğu sürece kendinizi bir arama felaketinden kurtarabilirsiniz. Buna ek olarak gündeminiz mailler üzerinden veya gruplardan yazılı olarak konuşulabilecek bir şeyse konferans görüşmesine de pek gerek olmaz.
Dikkat Dağınıklıklarını Uzakta Tutun
İtiraf ediyorum, odaklanma konusunda başarısız biriyim. Bir an bir şeyler not alırken hemen sonrasından kendimi Twitter’da boş boş gezinirken buluyorum. Bir konuşma sırasında sadece gerekli uygulamayı açın ve tarayıcılarınız kapalı tutun. Aksi taktirde dikkatiniz dağılabilir. Ayrıca önemli bir şey için ihtiyacınız yoksa telefonunuzu da kendinizden uzağa koyun ki dikkatiniz dağılmaya başladığı anda elinize almayın.
Kısa Tutun
Kimse iki saatlik toplantıları sevmez. Bununla birlikte toplantılar kurumsal hayatın vazgeçilmez bir parçasıdır ve bu nedenle yapılmaları gerekir. Herkesin odaklanmasını ve katılmasını sağlamak için toplantıları bir saat ile sınırlandırmayı deneyin. Tercihen sadece 30 veya 45 dakika tutun ki herkes dikkatini tamamen odaklayabilsin.
Dakik Olun
Toplantı sanal ortamda olsa da dakik olmaya çalışın. Bir toplantıya geç girmek insanların dikkatini dağıtabilir ve zamanlarını çalabilir. Çoktan konuşulmuş konuların üzerinden bir daha geçerek sizi güncel tutmaları gerekeceği için toplantının uzamasına bile sebep olabilir. Herkesin zamanına saygı duyun ve geç kalmayın.