Molte persone, specialmente quelle nel settore aziendale, sono state costrette a lavorare da casa a causa del COVID. Credo che per la prima parte dell’anno, la stessa situazione sarà ancora in atto. Eppure, alcune persone potrebbero ancora non essere consapevoli di alcune delle regole per una videoconferenze. Tutti noi ne abbiamo sperimentato almeno una brutta. Sapete, quella in cui tutti parlano uno sopra l’altro e ci vuole così tanto tempo per finire che quando finalmente lo si fa, avete completamente dimenticato il motivo per cui avete fatto quella telefonata. Anche se non è troppo tardi per cambiare le cose. Ecco una guida che dettaglia il protocollo delle videoconferenze che trasformerà la tua prossima chiamata in una più piacevole.
Disattivare il microfono
Sono pronto a scommettere che la distrazione numero uno in una conferenza telefonica è un microfono non silenziato. Non silenziare il microfono è irrispettoso nei confronti delle altre persone che partecipano alla chiamata, soprattutto quando hai un sacco di rumore di fondo in corso dalla tua parte. Una chiave per avere una chiamata produttiva è chiedere a tutti di silenziare i microfoni fino al loro turno.
Preparare il programma del giorno
Per tutti gli ospiti della videoconferenza, è importante avere un programma del giorno per mantenere la riunione organizzata. Non avere un ordine farà deragliare la riunione e vi lascerà confusi ed esasperati. Non c’è bisogno di fare le cose in grande e renderle formali (anche se non vi impedirò di farlo). Potete scegliere di scrivere il vostro programma del giorno su un pezzo di carta e partire da lì. Finché ne hai uno, puoi salvarti da una chiamata disastrosa. Inoltre, se si tratta di qualcosa che può essere discusso via e-mail o chat, allora una teleconferenza non è così necessaria.
Tenere a bada tutte le distrazioni
Lo ammetto, non sono bravo a rimanere concentrato. Un minuto prima sto scrivendo qualcosa, il minuto dopo sto scorrendo senza pensieri la home di Twitter. Quando sei in una chiamata, apri solo l’app per le conferenze telefoniche e tieni tutti i browser chiusi per tutto il tempo, per evitare che ti distraggano. Inoltre, se non è necessario per qualcosa di importante, tieni il telefono lontano da te in modo da non iniziare a prenderlo nel momento in cui senti che stai perdendo la concentrazione.
Riunioni brevi
Nessuno è entusiasta di assistere a una riunione di due ore. Ciononostante, le riunioni sono importanti nella vita aziendale, quindi è un must parteciparvi. Per mantenere tutti concentrati e coinvolti, cerca di limitare le riunioni a un’ora. Preferibilmente, dai 30 ai 45 minuti in modo che tutti rimangano presenti mentalmente.
Essere puntuali
Anche se viene fatto virtualmente, cerca di arrivare in tempo. Presentarsi in ritardo a una riunione può disturbare l’attenzione delle persone. Potrebbe anche far durare la riunione un po’ di più perché tutti devono ripassare i punti che hanno discusso un’altra volta solo per tenerti aggiornato. Rispetta il tempo di tutti e non essere in ritardo.